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Je recherche un programme pour gérer données, inscriptions et choix.



  1. #1
    shokin

    Je recherche un programme pour gérer données, inscriptions et choix.


    ------

    Salut à toutes et à tous,



    Vous savez, lors de récoltes d'inscriptions, on doit noter les coordonnées de chaque personne, ainsi que leurs choix, ceux-ci pouvant varier d'une "séance" à une autre (exemple : un événement annuel où les enfants doivent choisir l'ordre de préférence parmi n activités proposées, l'ensemble des activités proposées ainsi que les choix de chaque personne pouvant changer d'une séance à une autre).

    Ben... j'aimerais savoir s'il existe des programmes pour gérer de telles données, et même pour effectuer lui-même des répartitions (tels enfants ensemble pour telle période pour telle activité...). Peut-être que je m'illusionne en pensant qu'un tel programme puisse remplacer l'activité humaine (de répartition de groupes).

    Pour être plus précis, voici :

    Chaque participant a des données :

    A) (relativement) fixes : nom, prénom, date de naissance, adresse, numéro, téléphone 1, téléphone 2, fax, courriel, sexe, etc.

    B) variable d'un stage à l'autre : La difficulté réside en celles-ci. C'est pourquoi je vais décrire l'une après l'autre :

    - inscrit ou non : une personne ne s'inscrit pas forcément à tous les stages. On aimerait alors savoir le nombre de personnes inscrites à chaque fois (par exemple : valeur 1 si présent (comme sur Excel), puis la somme)

    - nouveau ou non : des prestations particulières sont dispensées uniquement aux nouvelles personnes (notamment un accueil particulier). Nous avons besoin de savoir le nombre qu'il y en a, au fur et à mesure des inscriptions. Je voudrais que cette fonction soit automatisable : Si la personne a déjà participé à au moins un stage précédent, "valeur 0".

    - âge : ce champ dépendrait directement de la différence entre la date d'aujourd'hui (ou une date donnée, celle d'un stage) et la date de naissance, et serait affiché alors le nombre d'années entières qu'a chaque personne.

    - adulte, enfant ou bébé : si âge >= 18 ans, alors affiche "adulte", si 18 ans >= âge >= 3 ans, alors affiche "enfant", si 5 ans >= âge, alors affiche "bébé". [Connaître le nombre d'adultes et d'enfants n'est pas important dans notre cas, juste pour d'éventuelles statistiques (pour faire joli, quoi).]

    - choix des activités (là est la principale difficulté) : Exemple : Nous proposons huit (nombre variable d'un stage à l'autre) activités différentes lors d'un stage. Sur la feuille d'inscription, chaque enfant inscrit son ordre de préférence (1 en priorité) dans les huit cases. Durant un stage, il y a 4 périodes. Normalement, chaque enfant doit faire 4 activités différentes (c'est déjà une condition, qu'on peut éventuellement supprimer ou modifier). L'idée est que le programme trouve une répartition des groupes, après qu'on ait inscrit quelques conditions comme le nombre maximum (ou aussi minimum) d'enfants pour chaque activité, ou encore d'une activité possible seulement à 3 périodes sur 4.

    - Les "bébés" seront automatiquement mis dans l'activité "garderie" qui consiste en un seul groupe (il y a assez de personnes voulant s'en occuper ).

    - Pour chaque groupe, il faut attribuer 1 ou 2 ou n moniteurs/trices. [NB : une personne ne peut être à la fois moniteur et participant à une activité dans une même période. Un "adulte" peut durant une période ou toutes les périodes être inscrit (à l'hôtel ), mais ni comme moniteur/animateur ni comme participant.]

    - En fait, c'est assez compliqué, parce que les adultes n'ont pas exactement le même horaire que les enfants, mais il faut des adultes pour animer les groupes d'activités. Pour les bébés, c'est simple, ils sont inscrits à "garderie" à plein temps. A priori, je pense découper en autant de périodes que nécessaires.

    - Il y a des moments où le programme est le même pour tous (donc simple, donc pas besoin de le mettre dans la base forcément) : les repas, les discours, les nuits de sommeil ).

    - IMPORTANT (ceci est important pour le secrétariat, dont je ne fais partie) : Pour chaque stage, il y a un numéro d'inscription par "enveloppe" (postale ou virtuelle ; les personnes d'une même famille, par exemple, s'inscrivant sur le même ensemble de bulletins d'inscriptions) ET un numéro d'inscription par participant(e) (de tout âge). Cela fait deux champs. Les numéros doivent être inscrits par ordre chronogique, puis alphabétique. Exemple : La première inscription réceptionnée concerne la famille Rage, avec Jean Rage et Cou Rage. Cou Rage aura les numéros 1 et 1, Jean Rage aura les numéros 1 et 2.

    - Il y a encore d'autres champs particuliers, qui se résument à OUI ou NON.

    - Il y a des champs ou plus de deux valeurs sont à inscrire. Exemple : débutant, faible, moyen, fort, avancé.

    - Il y encore... la répartition des chambres... : c'est l'hôtel qui s'en occupe, mais on doit bien noter que Jean Rage veut dormir avec Jean Vie, et que Cou Rage ne veut dormir avec aucune femme. [Par défaut, si une personne ne précise pas, on ne la mettra pas dans la même chambre qu'une personne de sexe opposé.]


    Pour les deux idées qui suivent, est-ce que ça vaut la peine, sachant qu'il y a environ 200 personnes inscrites dont 1/4 à 1/3 d'enfants/bébés, d'investir dans un programme ad hoc et dans la formation (auto-)didactique pour manier celui-ci ou vaut-il mieux tâtonner de tête et avec Excel (comme je le fais jusqu'à maintenant) ? Je connais très peu Access. Est-il une piste ? Quelqu'un/une a-t-il/elle déjà essayé filemaker ? :

    1) L'idée est de regrouper les personnes qui, dans un ensemble donné de champs, ont les mêmes valeurs. Il y a plusieurs regroupement à faire.

    2) L'autre idée principale est de pouvoir conserver toutes les données relativement fixes pour ne pas devoir les réinsérer dans la base lors des prochains stages. Tandis que les données variables devront être réinscrites (le choix de chaque personne pouvant avoir varié), à l'exception de données automatisées (dépendant directement d'autres données).



    Merci pour toutes vos réponses !



    Shokin

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    Pardon, humilité, humour, hasard, tolérance, partage, curiosité et diversité => liberté et sérénité.

  2. #2
    Papy Octet

    Re : Je recherche un programme pour gérer données, inscriptions et choix.

    Bonjour shokin,

    Dans le cadre de ton projet, un gestionnaire de base de données (access, OpenOffice.org base, par exemple) est la solution idéale.
    Excel est un tableur, une grosse calculette. Et même s'il est possible de simuler une gestion de base de données avec lui, il n'est pas fait pour ça. Il faut intervenir avec VBA pour recréer une gestion de base de données dans excel.

    Open Office.org est une suite bureautique complète en Open source et gratuite. Elle contient des logiciels write (= word), calc (= excel), base (=access), plus un logiciel de création de fiormules, un logiciel de création de présentation (= powerpoint)).
    Tous sont gratuits et fonctionnent très bien !

    A+
    Cogito ergo sum !

  3. #3
    toniodelaluna

    Re : Je recherche un programme pour gérer données, inscriptions et choix.

    Citation Envoyé par Papy Octet Voir le message
    Tous sont gratuits et fonctionnent très bien !
    Access n'est pas plus gratuit que Word, Excel ou Powerpoint !

    C'est une base de donnée qu'il faut, Access ou Filemaker sont peut-être petits bras là dessus et OpenOffice ne fera pas mieux.
    Mais c'est déjà un début.

    Au-delà, faut viser un peu plus haut sans pour autant taper dans les poids lourds (DB2, Paradox etc.).
    On peut chercher du coté de Windev ou mieux, de 4D, plus clair et plus souple.
    Ou encore s'amuser gratuitement avec MySQL via une interface web.

    Mais quelque soit l'outil, il y a une sérieuse analyse à faire avant, vu les contraintes décrites...

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