Extraire une information spécifique dans l'objet d'un mail :

[invite3df46c33]

Bonjour a tous !

Je viens vers vous aujourd'hui car j'éprouve des difficultés quant à une notion : Je travail dans une entreprise qui s'occupe de gérer des clients et leur parc informatique. Ils reçoivent souvent des mail, avec en pièce jointe un fichier excel dans lequel figure des informations qu'ils doivent renseigner dans une base de donnée Access. Or, le processus est long et laborieux (ouvrir les mail, ouvrir la pièce jointe, chercher l'info, la copier et la coller dans la base Access). Ma question consiste à savoir s'il est possible via un script (python, powershell, VBA, peu importe) ou via macro, de : Lors de la réception de mails, le script ou le macro va automatiquement chercher dans la pièce jointe du mail (sur outlook), chercher l'information, et la renseigner dans un champs spécifique de la base de donnée
Quelques précisions :
- On part du principe que le nom des clients est toujours renseigné dans le mail (dans le corps ou l'objet)
- Les informations contenues dans ce fichier Excel figurent toujours au même endroit (par exemple, peu importe le client, l'info nécessaire se trouve dans la cellule C5)
- On utilise Outlook pour les mails, et les nom de clients sont toujours renseignés de la même façon (2 premières lettres du pays, puis code de chiffre : FR4536, DE4637, UK6357)

Merci encore pour votre aide
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[vande545]

Bonsoir
Faire un programme qui interagit avec Outlook, Excel et Access est à la fois une gageure et une usine à gaz.
Il faut repartir de la source du problème.
Au lieu d'enregistrer les données dans Excel, de sauvegarder et d'envoyer le mail, le client devrait avoir la possibilité de saisir dans un formulaire web. Quand il valide sa saisie, ça enregistre dans une base de données (web) et ça t'envoie un mail automatique pour dire que M Duchemol a renseigné la base.
Il suffit ensuite d'établir une passerelle entre la base de données web et Access pour récolter automatiquement les saisies des clients.
Une fois le programme construit, et ce n'est pas bien difficile à faire, tu n'a plus rien à faire et tu as réduit ta dépendance aux GAFAM !

[Fustigator]

Bonsoir
Faire un programme qui interagit avec Outlook, Excel et Access est à la fois une gageure et une usine à gaz.
Il faut repartir de la source du problème.

Oui.

Au lieu d'enregistrer les données dans Excel, de sauvegarder et d'envoyer le mail, le client devrait avoir la possibilité de saisir dans un formulaire web. Quand il valide sa saisie, ça enregistre dans une base de données (web) et ça t'envoie un mail automatique pour dire que M Duchemol a renseigné la base.
Il suffit ensuite d'établir une passerelle entre la base de données web et Access pour récolter automatiquement les saisies des clients.

On peut parfaitement conserver l'idée du contact par mail, il peut y avoir un tas de bonnes raisons à cela, mais il faut traiter le mail coté réception, avec une application qui dépilera les mail coté "pop" ou "IMAP", sans passer par le client mail.

Une fois le programme construit, et ce n'est pas bien difficile à faire, tu n'a plus rien à faire et tu as réduit ta dépendance aux GAFAM !

Dans la mesure où aucune info n'est fournie concernant le fournisseur de messagerie ou celui de cloud, cette phrase n'a aucun sens.

[invite3df46c33]

Bonjour,

Tout d'abord merci à vous vande545 et Fustigator pour vos réponses.

@vande545 j'ai instinctivement pensé à cette idée également, que les client renseignent leur information au moyen d'un formulaire web, qui redirigera les information sur la base. Cependant, lorsque j'ai présenté cette piste à mon supérieur, il m'a dit qu'il y avait certaines contraintes à respecter... et que ça ne serait pas possible (il m'a tout de même dit qu'il était ouvert à d'autres proposition, mais cella là ne correspondait pas au cahier des charges)

@Fustigator : la possibilité que tu décris me semble intéressante : peux tu me citer quelques "applications", ou bien quelques pistes encore, car je ne connais pas du tout...

Merci encore

[A voir en vidéo sur Futura]

[Fustigator]

@Fustigator : la possibilité que tu décris me semble intéressante : peux tu me citer quelques "applications", ou bien quelques pistes encore, car je ne connais pas du tout...

Je pense que l'application il faudra la créer (même si on doit trouver sans problèmes des codes sources tout fait sur le net, qui devront être adaptés).
Les deux premières questions sont :
- messagerie IMAP ou POP3 ? (si POP3, ca va être un peu plus casse-pied).
- y-a-t-il une adresse mail dédiée à cette tâche ?

Si les réponse sont IMAP et "Oui", l'idée est assez simple :
- on fait une appli qui se connecte au serveur IMAP, qui récupère les mails, traite les fichiers Excel et injecte les infos dans la base. (On pourra toujours consulter les mails à la main dans Outlook - mais ici on travaille en parallèle).

Avec POP3, c'est nettement plus casse-pied, car une fois un mail dépilé via l'appli (ou via Outlook) il ne sera plus disponible pour Outlook (ou pour l'appli respectivement : premier arrivé, premier servi), même si on peut dire à POP3 de conserver le mail sur le serveur.

Si par contre, c'est POP3 et "Non", là ça va devenir nettement plus compliqué, et il sera délicat d'automatiser complètement.

[invite3df46c33]

1) Aucun des 2 : Quand je check le type de messagerie, il appareil Microsoft Exchange, et je n'ai pas trouvé de moyen pour en savoir un peu plus sur ce type
2) Par adresse mail dédiée, qu'est ce que tu entends? Nous utilisons la messagerie de la boite avec outlook (nous seront 3 à utiliser cette "automatisation" avec nos boites mails respectives)

Désolé si je suis à coté de la plaque

[Fustigator]

1) Aucun des 2 : Quand je check le type de messagerie, il appareil Microsoft Exchange, et je n'ai pas trouvé de moyen pour en savoir un peu plus sur ce type

Exchange Server utilise MAPI, (qui est une version propriétaire, assez améliorée, de IMAP, conçue par Microsoft).
Donc c'est bon, on sait dépiler les messages sur Exchange sans les virer. (accessoirement on peut configurer Exchange en POP3 et IMAP).

Par contre l'API de MAPI n'est pas triviale d'utilisation.

2) Par adresse mail dédiée, qu'est ce que tu entends? Nous utilisons la messagerie de la boite avec outlook (nous seront 3 à utiliser cette "automatisation" avec nos boites mails respectives)

Je ne suis pas sur de comprendre ta réponse; il n'y a pas une boite mail dédie du genre assistance@masociete.com ?
Si non, là encore, ça va compliquer les choses.

[invite3df46c33]

Concernant l'adresse mail dédié, je crois que la réponse est Oui. Si j'ai bien compris, tu souhaites savoir si la boite possède sa propre adresse mail: Oui, nous avons des adresses mail du type "frederic.dupont@nomdelasociét é.com"

[Fustigator]

Concernant l'adresse mail dédié, je crois que la réponse est Oui. Si j'ai bien compris, tu souhaites savoir si la boite possède sa propre adresse mail: Oui, nous avons des adresses mail du type "frederic.dupont@nomdelasociét é.com"

Ca je m'en doute; ma question est : y-t-il une boite unique pour les demandes d'assistance avec les feuilles excel jointes dont tu parles dans ton premier message ?
Si non, ça va compliquer un peu (beaucoup).

A part ça, quelques infos pour communiquer avec Exchange via EWS (Exchange Web Service) : https://docs.microsoft.com/fr-fr/exc...ws-managed-api

[invite3df46c33]

Non, je ne pense pas. Les mails nous parviennent des clients (avec tous types d'adresses) et contiennent la configuration de leur sites : Ils sont envoyés à tous les partenaire, et chacun de nous ale reçoit sur sa propre boite mail usuelle "frederic.dupont@nomdelasociét é.com", et peut ouvrir le fichier: c'est ensuite un de nous qui s'y colle pour rentrer les informations sur la base. je ne vois pas l'intervention de cette boite unique dans le processus, donc je déduis que non.

[Stan_94]

Bonjour,
je n'ai pas de solution à proposer mais juste une expérience à partager pour dire que oui, c'est dans le domaine du possible.
Ma société a un gros client qui passe des commandes par mails. Ces mails arrivent dans une boite dédiée genre commande_client@masociete.com
Nous avons alors le midlleware IBM Websphere qui récupère les mails entrants, en extrait les infos voulues et renvoi un IDoc vers le progiciel SAP.
(La sortie pourrait être une mise à jour directe dans une base de donnée plutôt qu'un IDoc qui est, en gros, un fichier plat structuré d'échange de donnée vers SAP )

Ici, il semble plus simple et moins coûteux de coder sa propre application pour récupérer les mails sur diverses boites afin d'en extraire les infos pertinentes.
Bon courage !

[invite3df46c33]

@Stan_94 Merci ça me rassure de savoir que c'est possible

Mais ça fait plusieurs jours que je ne sais même pas quelle piste investiguer, si je dois faire un script VBA sur Outlook qui enregistre les fichiers excel, puis a partir de ma base de donnée, importer ce fichier, ou bien autre chose...

J’espère pouvoir remédier à ce problème assez rapidement

[Fustigator]

@Stan_94 Merci ça me rassure de savoir que c'est possible

Mais ça fait plusieurs jours que je ne sais même pas quelle piste investiguer, si je dois faire un script VBA sur Outlook qui enregistre les fichiers excel, puis a partir de ma base de donnée, importer ce fichier, ou bien autre chose...

Je t'ai proposé une solution nettement plus propre au dessus.
A noter que celle de Stan_94 est dans son principe la même. (mais avec une environnement technique différent).

[invite3df46c33]

@Fustigator Je pensais qu'elle nécessitait la présence d'une adresse mail dédiée. Merci beaucoup btw, je vais aller checker ce que ça donne

[Fustigator]

@Fustigator Je pensais qu'elle nécessitait la présence d'une adresse mail dédiée. Merci beaucoup btw, je vais aller checker ce que ça donne

L'adresse dédié permet de simplifier le traitement (pour deux raisons : on "sait" plus ou moins ce qu'on va y trouver et on travaille avec une seule connexion) et pas mal de choses (la gestion du changement de mot de passe, entre autres).
Mais ce n'est pas une obligation.
Ceci dit, c'est un reengineering de process qui reste toujours possible à facile à proposer.

[goaoute]

@Stan_94 Merci ça me rassure de savoir que c'est possible

Mais ça fait plusieurs jours que je ne sais même pas quelle piste investiguer, si je dois faire un script VBA sur Outlook qui enregistre les fichiers excel, puis a partir de ma base de donnée, importer ce fichier, ou bien autre chose...

J’espère pouvoir remédier à ce problème assez rapidement

Quelles sont les justifications du refus par le supérieur de la façon "formulaire" (qui paraît aussi simple que pertinente)

[Fustigator]

Quelles sont les justifications du refus par le supérieur de la façon "formulaire" (qui paraît aussi simple que pertinente)

Je ne sais pas sûr du tout que le fait de faire une appli de saisie dédiée ait un coût inférieur à la réalisation de l'automate de traitement de mail que je suggérais (à vrai dire, je suis même absolument sûr du contraire, même si le coût final est largement dépendant des contraintes d'infrastructure/sécurité qu'on ne connait pas).

[vande545]

Bonjour

Tout le monde ici s'accorde pour dire que le traitement automatisé des mails sera une usine à gaz donc forcément coûteuse à programmer et au fonctionnement incertain.
La solution d'un formulaire web étant infiniment plus simple, elle coûtera forcément moins cher en heures de programmation.
En confiant l'hébergement à un professionnel comme OVH ou équivalent, "les contraintes d'infrastructure/sécurité qu'on ne connait pas" seront au pire égales au système actuel
Il y a aussi une responsabilité du programmeur qui doit avoir à l'esprit les règles de sécurité mais c'est valable quelque soit la solution retenue

[Fustigator]

Bonjour

Tout le monde ici s'accorde pour dire que le traitement automatisé des mails sera une usine à gaz donc forcément coûteuse à programmer et au fonctionnement incertain.

"Tout le monde" ? Absolument pas; relis mes messages.

La solution d'un formulaire web étant infiniment plus simple, elle coûtera forcément moins cher en heures de programmation.

Les heures de programmation, sur un déploiement applicatif ,c'est 20-25% du budget. (dans le cas d'un applicatif au périmètre assez limité comme ici).

En confiant l'hébergement à un professionnel comme OVH ou équivalent, "les contraintes d'infrastructure/sécurité qu'on ne connait pas" seront au pire égales au système actuel

Tu présupposes (sur quelles bases ?) que les dispositions contractuelles de la boite de ElClaquo autorisent cette manip.
On ne connait pas le niveau de confidentialité à appliquer aux données.

[LeMulet]

Tout le monde ici s'accorde pour dire que le traitement automatisé des mails sera une usine à gaz donc forcément coûteuse à programmer et au fonctionnement incertain.

Pas moi.
On peut appeler ça des "moulinettes" et il n'y a rien de dégradant à y faire appel.
On emploi cette méthode lorsqu'on veut éviter de toucher à un existant (comme par exemple imposer de saisir maintenant des données sur un site web dédié à des intervenants extérieurs, qui tombera en panne de temps en temps, auxquels il faudra donner des accès, et donc gérer tout ceci (cette "usine à gaz" organisationnelle a aussi un côut....))
(Allez savoir également (et on s'en doute...) si le fichier excel en pièce jointe ne servait pas aussi à autre chose...)

Pour l'utilisateur, la machinerie qui se cache derrière n'a pas besoin d'être apparente, donc pour lui ça peut se limiter à cliquer sur un bouton.
On peut aussi penser à récupérer directement les données sur le serveur de messagerie (il faut voir la complexité et les problèmes divers et variés que ça implique, notamment au niveau de la règlementation (on ne peut pas faire n'importe quoi avec les mails d'un salarié).

Évidemment en entreprise, il faut finaliser le système en produisant une documentation qui permette de comprendre et (ré)-installer "la machinerie", sans avoir besoin de connaissances trop techniques.
Ceci devant inclure la marche à suivre pour diagnostiquer et résoudre les incidents divers et variés qui interviendront inévitablement à la longue (et ça ce n'est pas spécifique à une moulinette...).

Pour la première phase, la récupération des pièces jointes des mails en VBA, voir par exemple ici : https://www.developpez.net/forums/d5...tlook-via-vba/

Dans un premier temps, un premier script (qui permettra de vérifier le bon fonctionnement du système) pourrait enregistrer les fichiers excels qui étaient en pièce jointe dans les mails, sur un dossier centralisé quelque-part sur le réseau.
A partir de là, on peut faire un deuxième script (une simple macro excel) qui traiterait ces fichiers.
Le nommage et renommage des dossiers et fichiers, à savoir s'il doit y avoir un dossier par mois ou par utilisateur, puis ou/et un dossier de concaténation etc, est à étudier avec le plus grand soin (c'est plus une question d'organisation ici que de programmation), de manière à simplifier les traitements ultérieurs. (on évite ainsi les "usines à gaz"...)