Quelle méthode de classement ?

[Papy Octet]

Bonjour à vous tous,

J'ai un petit problème de classement et je ne sais pas comment m'en sortir :

- Je crée des dossiers dans lesquels je place des documents à éditer et à distribuer.
- Ces documents sont susceptibles d'être modifiés ultérieurement, même après une distribution.
- Ces documents sont répartis selon 2 catégories distinctes.
- Ces documents contiennent des textes, des photos, des graphiques.
- Ces documents sont élaborés sur une période de quelques jours à plusieurs semaines et donc nécessitent des sauvegardes répétées.
- J'enregistre chaque document dans sa catégorie et chaque catégorie est placée SUR UN DVD INSCRIPTIBLE.

- Lorsque je souhaite modifier un de mes documents, je l'ouvre à partir du DVD puis j'enregistre une copie de ce fichier en incluant dans le nom, un numéro d'ordre correspondant à sa nouvelle version.

Mais mon problème survient maintenant :

- Je vais devoir créer un nouveau dossier. Pour ce faire, j'ai un dossier vide qui me sert de base pour sa création. Donc, je crée le nouveau dossier et je l'enregistre VIDE, dans la catégorie à laquelle il appartient, tout cela, pour ne pas risquer de l'oublier.

Ce que je voudrais obtenir mais je ne sais comment y parvenir :

- Comment gérer aisément ces différents fichiers :
- ceux qui sont terminés et distribués
- ceux qui ont été distribués et qui ont été modifiés
- ceux qui sont terminés mais non encore distribués
- ceux qui sont en cours d'élaboration
- ceux qui sont encore vierges

Je voudrais que ce système de gestion soit utilisable sur un DVD INSCRIPTIBLE. Cela me permet de forcer la création de versions à chaque modification.

Le fichier sur lequel je travaille temporairement est stocké sur mon disque dur.

Je voudrais que la liste des fichiers, avec leur état soit directement accessible tant sur le DVD inscriptible que sur mon disque dur.

Je sais, c'est tordu comme demande, mais c'est parce que je ne trouve pas de solution pratique que je m'adresse à vous.
J'ai déjà recommencé deux fois mon archivage et je ne suis toujours pas satisfait, c'est trop compliqué !
Je ne suis hélas pas un gestionnaire !

Si vous pouviez m'aider dans ma démarche, ce serait vraiment super.

A+
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[invite06020107]

Salut ! Il s'agit bien d'un classement de dossiers sur un disque dur nan?
c'est dans XP même ou dans un autre logiciel ? Si c'est XP ce sont bien des dossiers tout simples que l'on crée en faisant clic droit ( si non pardon )tu parles de documents à distribuer : qu'est ce que cela signifie ?
bonne nuit je vais tenter de réfléchir à ton probleme si j'ai bien capiche
@+

[Papy Octet]

Bonjour Boson_2_higgs,

Je travaille avec Xp, mais le problème n'est pas là, j'archive mes dossiers (ceux qui vont contenir mes différents fichiers se rapportant à ce dossier) sur un DVD inscriptible (non effaçable donc).
Parfois, je dois effectuer des modif (corrections, mises-à-jour, etc.) sur certains de ces fichiers. A chaque modif, j'enregistre une nouvelle version de ce fichier dans le même (sous-)dossier que l'original ou la version antérieure de ce fichier sur mon DVD.
Au gré des modifs, je me retrouve avec une série de fichiers (Fichier_ABC, Fichier_ABC_V02, Fichier_ABC_V03, etc.) sur le DVD. Je suis obligé d'agir de la sorte puisque j'ai choisi volontairement d'enregistrer chaque évolution de mes fichiers.
Avec le temps, je me retrouve donc avec des dizaines de dossiers qui contiennent chacun plusieurs fichiers enregistrés chacun sous plusieurs noms différents (versions successives).
A l'heure actuelle, je dois gérer quelques 1500 fichiers répartis dans 247 dossiers eux-mêmes classés dans les deux catégories que j'utilise. Et ces nombres ne cessent de croître.
Ce que je veux, c'est pouvoir repérer d'un simple coup d'oeil quel est l'état d'avancement (de modification) de chaque dossier puis, selon mes besoins, pouvoir aller voir l'état d'avancement de chacun des fichiers contenus dans ce dossier.

Je résume :
- 2 catégories de dossiers.
- des dizaines de dossiers dans chaque catégorie
- de nombreuses versions de certains de ces fichiers.
et je veux avoir une vue d'ensemble et détaillée de tous ces composants !!!

A+

[invite06020107]

Bonsoir! As tu déjà pensé à tenir à jour une sorte de " carnet de bord " pour ta base de donnée. un fichier word ou excel dans lequel tu mettrai les dates de modification, l'objet de modif, le nom du fichier etc etc. Ainsi à chaque fois que tu fait une modif tu l'inscrit sur ton fichier word ou excel qui tu tient evidemment à jour .Tu auras ainsi une bonne vue d'ensemble. Sinon je vois pas trop trop comment, en un simple coup d'oeil, tu pourrai agir!?
voila bonne nuit
B2H

[A voir en vidéo sur Futura]

[invite597d4991]

Ouah, difficile à comprendre comme post, surtout au millieu de la nuit...

Tiens si tu nous disais à quoi ça sert? Juste histoire de visualiser le truc....

Si j'ai ben compris tu as une arborescence *chargée* et tu veux "en avoir une vue d'ensemble" selon des critères de date de mise à jour, de "disribution"...
Essaye de faire une liste précise des fonctionnalités que tu attends, exemple:
"je veux pouvoir lister tous les fichiers du type A, modifiés après le 12 mars 2010"
"je veux savoir quels fichiers ne sont pas distribués"

Je ne sais pas ce que ça veut dire distribuer, mais une solution quand on effectue un opération sur un fichier, exemple: classer, c'est de mettre un flag sur son nom. toto.txt()_V02 --classer ----> toto.txt(c)_V02
toto.txt(c)_V02 --trier ---> toto.txt(ct)_V02
etc...


En utilisant ces techniques, plus des expressions régulières et un bon shell (cygwin, ou alors passe à linux, tu en aurais besoin...), tu devrais pouvoir écrire des alias qui font exactement ce que tu veux....

[invite06020107]

Oulah ça parle informatique pure & dure d'un coup j'ai honte avec mon idée minable sur Excel ! oubliez moi les gars et Overmind prend le relais
@+
B2H

[Papy Octet]

Oulah ça parle informatique pure & dure d'un coup j'ai honte avec mon idée minable sur Excel ! oubliez moi les gars et Overmind prend le relais
@+
B2H

OK les gars,

Je vous remercie pour vos suggestions. Elles se recoupent : l'un travaille directement sur le nom du fichier lors de sa création et l'autre propose un carnet de bord.
Je m'inspire des deux pour réaliser un fichier EXCEL (et un peu de code VBA ) dans lequel je crée l'arborescence de mes différents dossiers puis qui gère automatiquement la numérotation des versions de mes fichiers.

Allez, hop, au boulot .

A+

[invite597d4991]

Oulah ça parle informatique pure & dure d'un coup j'ai honte avec mon idée minable sur Excel ! oubliez moi les gars et Overmind prend le relais
@+
B2H

Pas du tout, la gestion sous excel est une très bonne idée, il faut simplement une petite touche d'automatisation.
++

[invite06020107]

Pas du tout, la gestion sous excel est une très bonne idée, il faut simplement une petite touche d'automatisation.

Ah ben ça me fait plaisir d'avoir un peu servi
Bon courage pour ton classement & à la prochaine !
@+
Sylvain